Como provar a importância do setor de TI nas empresas?

Toda empresa, de grande, médio ou pequeno porte, precisa utilizar a tecnologia como aliada. Nos primeiros anos do século XXI, esse fenômeno se tornou ainda mais concreto, seja devido à popularização da internet para usuários domésticos seja pelo uso constante de computadores em rede nas corporações.

O cenário, portanto, parece ser o melhor possível para empresas de Tecnologia da Informação. Afinal, são os profissionais de TI os responsáveis por fazerem toda essa infraestrutura tecnológica funcionar de maneira fluida e segura. No entanto, logo começaram a aparecer os problemas.

O mais comum deles, parece ser um efeito colateral da própria popularização dos serviços ligados à internet: o seu uso e controle foram bastante simplificados e eles são, hoje, muito amigáveis aos usuários. Mas, ao contrário do que muitos pensam, a Tecnologia da Informação não pode ser gerenciada sem a ajuda de profissionais.

Ao mesmo tempo em que os serviços ficaram mais acessíveis, seja pela popularização do Cloud Computing (Computação na nuvem), dos SaaS (Softwares como Serviço, em tradução direta) e ou do BYDO (Leve o seu próprio dispositivo, também em tradução livre) a área de TI começou a enfrentar um problema sério: só ser acionada para apagar incêndios.

Ou seja, as informações são utilizadas e modificadas, dispositivos novos são implementados e, às vezes, sistemas inteiros são atualizados sem que o setor de TI seja previamente avisado. Isso criou o que se chama de Shadow IT, algo como TI nas Sombras, no qual o setor tem que atuar sempre um passo atrás do que acontece na área tecnológica das organizações.

Existem, claro, defensores desse modelo: aqueles que acreditam que o mundo dos negócios gira rápido demais e que alinhar a TI de cada um dos passos é um processo burocrático que só inibiria a capacidade das empresas de inovar. No entanto, o Shadow IT também traz duas desvantagens bem claras:

Falta de segurança

Dados empresariais são sensíveis, caso eles vazem ou sejam roubados sua empresa enfrentará uma série de problemas legais e de produção. É por isso que a TI implementa protocolos e medidas de segurança em hardware e software para evitar situações desse tipo.

Quando usuários comuns usam, por exemplo, armazenamento na nuvem, eles podem utilizar soluções que não estão em conformidade com os protocolos de segurança da empresa ficando, portanto, exposto em um ambiente bastante virulento: a internet.

O uso errado de procedimentos de segurança pode, ainda, corroer a produtividade da sua infraestrutura de rede. É o caso de quando protocolos diferentes de segurança se sobrepõem, fazendo com que o uso de um determinado usuário impacte de forma negativa o uso dos demais.

Inovação não produtiva

Em um ambiente de mercado em que inovação tecnológica é um diferencial competitivo que não pode ser ignorado, por que procurar soluções novas sem, antes, consultar os especialistas: a equipe de TI?

Responder essa questão parece ser impossível para quem é do setor mas, infelizmente, ainda existem gestores e empreendedores que acreditam, firmemente, que podem fazer aquisições nesse sentido por conta própria, levando em conta apenas aspectos administrativos ou financeiros.

O desafio para o setor de TI está, justamente, em convencer as lideranças de que são essenciais na tomada de decisões e que podem contribuir de maneira decisiva para que a empresa se torne cada vez mais inovadora, competitiva e segura.

Nos próximos tópicos, ajudaremos você a fazer esse papel dentro da sua organização ou junto aos seus clientes, demonstrando de maneira sólida, baseada em dados e resultados, da importância do setor de TI para o desenvolvimento global de toda a empresa. Ficou interessado? Então continue lendo!

A importância do seu setor de TI

Como falamos na introdução deste artigo, o setor de TI ainda é erroneamente visto como um mero apagador de incêndios, a área responsável por fazer com que os computadores, servidores e demais máquinas não fiquem dando problemas, continuem rápidas e que os backups sejam feitos nas horas corretas e de maneira segura.

Ou seja, ainda há quem acredite que um profissional de TI é como aquele técnico de computador que só aparece para formatá-lo quando alguém não consegue mais acessar a internet. Em um ambiente corporativo, no entanto, esse pensamento já não pode encontrar lugar.

E como você, profissional da área, pode demonstrar aos seus colegas, lideranças e clientes da importância do setor de TI? Mostre a eles as vantagens que o bom gerenciamento da Tecnologia da Informação leva a toda empresa:

Mantendo a infraestrutura produtiva

Para começar o seu trabalho de conscientização, inicie pelo básico: sem um bom setor de TI, a infraestrutura de informação não funcionará de maneira adequada e as manutenções necessárias só serão feitas quando o estrago já estiver feito.

Aqui, portanto, vale lembrar do papel inicial da TI: a montagem da infraestrutura de informação e a sua manutenção constante. Manutenção essa que deve ser, antes de tudo, preventiva: um bom setor de TI detecta possíveis problemas e os elimina antes que eles, de fato, causem danos a produtividade ou segurança da informação.

Esse tipo de ação só é possível com uma TI estruturada, seja dentro da empresa ou com o uso de um fornecedor de confiança, que seja capaz de monitorar a situação do negócio de forma constante ao mesmo tempo que avalia brechas de segurança, defeitos em hardware e mesmo quesitos simples, como a expiração de licenças para o uso de determinados serviços tecnológicos.

Apenas essas ações básicas já são um prato cheio para demonstrar a importância do setor de TI, afinal, os demais profissionais da organização não têm tempo ou conhecimento técnico adequado para fazerem esse tipo de suporte de forma constante e adequada.

Qualificando a inovação

Era da informação, inovação tecnológica, serviços em rede, serviços na nuvem… Qualquer pessoa que já tenha entrado em um ambiente corporativo já ouviu bastante essas expressões sendo utilizadas por lideranças, gurus e empreendedores e sempre em um contexto na qual aponta que sim, o sucesso de uma empresa está ligado à sua capacidade de usar as novas tecnologias para melhorar o negócio.

O problema aparece, no entanto, quando as tomadas de decisões que visam a inovação via tecnologia nas empresas é feita à revelia do setor de TI. Os contratempos que aparecem são muitos: equipamentos caros e novos que são comprados sem que cumpram requisitos de segurança ou de produtividade, sistemas e softwares adquiridos que não são compatíveis com a infraestrutura de dados da empresa e a falta de treinamento para que funcionários lidem com as novas soluções.

Cada um desses problemas desaparecem quando a equipe de TI é consultada antes da renovação ou transformação da sua infraestrutura. São os profissionais da área que conhecem de forma profunda o funcionamento do negócio e entendem quais novos equipamentos podem ser integrados ao dia a dia organizacional de modo a trazer ganhos reais.

Também são os bons profissionais de TI que acompanham de maneira constante as novidades do mercado de tecnologia e conseguem detectar tecnologias ou serviços novos que realmente impactarão os negócios agora ou nos próximos anos.

Contribuindo para decisões estratégicas

Nós já falamos que a importância do setor de TI está na sua capacidade de manter o suporte adequado para a arquitetura de informação de uma empresa e, também, contribuindo para que ela caminhe por um trajeto inovador sem que cometa equívocos. Mas a Tecnologia da Informação nas empresas faz ainda mais do que manutenção ou orientação de compras para os gestores. Ela é decisiva na tomada de decisões estratégicas.

Primeiro, convém salientar que a TI é responsável pelo gerenciamento de toneladas de dados fundamentais para a tomada de decisões estratégicas: seja o fluxo de informação que chega na empresa (como dados de clientes, visitas aos websites etc) como aquelas que saem da organização (uso de servidores físicos ou na nuvem, por exemplo) e podem transformar esses dados em ouro.

Estamos falando, portanto, de decisões estratégicas fundamentadas em informações reais que só podem ser decodificadas em tempo hábil e de maneira clara por profissionais de TI que podem ainda contribuir para análise dessas informações e, também, apresentar soluções estratégicas baseadas nelas. Sobre o uso de dados, teremos um tópico específico mais adiante.

Planeje, planeje, planeje

Nós já te damos alguns bons argumentos para que você convença seus colegas e líderes da importância do setor de TI. Mas existe uma coisa muito melhor do que argumentos: fatos.

Por isso, o seu setor de TI só será plenamente reconhecido como uma peça chave no funcionamento da empresa quando ele começar a apresentar resultados inquestionáveis, sejam eles financeiros, produtivos ou mesmo de melhoria no ambiente de trabalho.

E, qual a melhor maneira de atingir esse objetivo? Planejando os passos que você dará rumo às metas do setor. Como já falamos anteriormente, a TI não deve aparecer apenas quando os problemas surgem, sendo simplesmente um braço reativo da organização. Ela deve também propor soluções práticas a serem implementadas durante todo o ano.

O planejamento estratégico da TI, portanto, deve ser realizado de maneira constante e acompanhado para que o caminho traçado seja condizente com a realidade da empresa e do contexto em que ela está inserida. Para desenhar esse planejamento, comece dando os seguintes passos:

Faça um diagnóstico

A primeira verdade de um bom planejamento é: você não pode definir onde quer chegar se não sabe onde está. Ou seja, é preciso fazer um diagnóstico preciso do setor de TI, detectando pontos fortes e fracos que a equipe apresenta agora ao mesmo tempo em que se analisa a própria estrutura de informação de toda a empresa.

Nesse primeiro momento, reúna sua equipe, trace um perfil dos seus membros e defina quais qualidades eles podem cultivar ainda mais e quais fragilidades precisam ser superadas. Assim, você definirá metas membro por membro.

Em relação à empresa, faça um check-list completo de tudo que compõe a arquitetura de informação: desde os hardwares, seu tempo de uso e projeção de obsolescência, passando pela avaliação dos softwares e serviços utilizados bem como seus termos de contrato ou licença. Assim, você conseguirá prever o que precisará de manutenção a médio ou longo prazo, ou mesmo a troca de programa de serviços e equipamentos por soluções mais adequadas.

Conheça os demais setores

Um fato que não pode ser ignorado pela empresa é de que a TI tem contato direto com todos os setores da organização: ela presta assistência a equipe de vendas, logística, RH, administração… Enfim, cada setor da empresa precisará dos serviços dos profissionais de tecnologia da informação.

Se, por um lado, isso significa que cada setor precisa entender a importância da TI, por outro também reforça a necessidade da própria TI em conhecer o funcionamento dos demais departamentos. Só assim ela será capaz de identificar as necessidades de cada um dos setores e conseguirá propor soluções adequadas para profissionais de diferentes áreas.

Além de ser responsável por encontrar a solução certa para a equipe certa, a TI também deve ajudar a coordenar o fluxo de informação e os protocolos de trabalho entre todos os setores. Afinal, pouco adianta que o estoque e as vendas tenham programas específicos para solucionarem seus próprios problemas se a estrutura de informação desses setores não dialoga entre si. A importância da TI, portanto, está em integrar soluções tecnológicas ao fluxo corporativo cotidiano.

Defina o plano de ações

Agora que você já conhece a sua própria equipe, a estrutura de tecnologia de informação da sua empresa ou do seu cliente, assim como os problemas e as necessidades dos demais setores da companhia, chegou a hora de decidir o que será feito durante o ano.

Comece com as ações de emergência ou de curtíssimo prazo: em geral, são manutenções obrigatórias, renovação de licenças que estão vencendo ou a readequação de protocolos que estão se mostrando problemáticos. Desse modo, essas são ações corretivas.

Em seguida, elabore ações de melhoria que possam ser realizadas a curto ou médio prazo, tais quais a compra de novos equipamentos, a mudança de determinado serviço ou a readequação dos fluxos de informação dentro da empresa.

Em seguida, trace objetivos que precisam de longos prazos para se mostrarem efetivas. Estamos falando de mudanças completas nos serviços de informação utilizadas pela empresa, que necessitam de um montante alto de investimento bem como readequações técnicas e treinamento para que os profissionais se adequem ao novo sistema.

Esteja alinhado com o planejamento global

Nunca se esqueça que, por mais importante que o setor de TI seja para a empresa, ela não deve se descolar dos objetivos globais da companhia. Por isso, se toda a empresa está planejando conter gastos e diminuir investimentos no próximo ano, não faz sentido que a TI proponha a troca de todos os computadores do escritório por aparelhos mais modernos e caros.

O alinhamento da TI com os demais setores é fundamental para que as decisões tomadas por todos sejam estratégicas e surtam efeito de maneira inequívoca. Por isso, se o objetivo da empresa é melhorar a logística de entrega de produtos, procure soluções de tecnologia da informação condizentes com o que a empresa necessita.

Isso não significa, claro, que os técnicos da informação devem abdicar das suas demandas e necessidades em favor das demandas alheias. Afinal, mesmo em tempos difíceis é preciso continuar investindo de maneira correta, principalmente em TI. À vista disso, use o bom senso e faça as demandas da TI de acordo com suas necessidades reais e a capacidade da sua empresa.

Contra dados, não há argumentos

Se você chegou até aqui já deve estar ainda mais convencido da importância do setor de TI para empresas. Mesmo assim, convém continuar reforçando esse fato. E agora vamos falar de um ponto chave sob responsabilidade da equipe de tecnologia da informação: a coleta de dados e o seu uso para ações estratégicas.

Nos dias de hoje, informação é ouro: quem sabe mais sobre o comportamento dos clientes, sobre o funcionamento da sua própria empresa e sobre as tendências do mercado tem muito mais possibilidades de ser bem-sucedido. Infelizmente, apenas 30% das empresas de tecnologia (de tecnologia!) do Brasil usa ferramentas adequadas para monitorar e controlar os dados que recebem. Os números são de uma pesquisa realizada esse ano pela Rock Content em parceira com a Resultados Digitais.

O seu setor de TI pode ajudar a melhorar esses números levando para a empresa em que atuam as tais ferramentas adequadas para monitoria e uso de dados digitais. Essas ferramentas são intrinsecamente ligadas à TI e podem ser divididas nos seguintes serviços:

ERP

Sigla em inglês para Planejamento de Recursos Corporativos, os ERPs já são figurinhas carimbadas em diversas empresas. Por meio desse serviço é possível gerenciar e integrar dados oriundos de todos os setores de um negócio (contabilidade, RH, vendas, marketing etc) em um único sistema. Este decodificará essas informações em interface de fácil uso e entendimento para a tomada de decisões.

CRM

CRM é a sigla, também em inglês, para Gerenciamento de Relacionamento com clientes. O nome já entrega o seu objetivo: fazer com que sua empresa conheça o perfil dos compradores para levantar dados relevantes sobre o comportamento deles. É essencial para que a empresa utilize dados coletados para atrair e fidelizar compradores de forma metrificável.

Balanced Scorecard

O Balanced Scorecard pode ser definido como um painel no qual os objetivos de uma empresa são colocados junto aos indicadores utilizados para medir o nível de completude deles. Assim, a empresa consegue visualizar se ela está indo no caminho traçado utilizando dados coletados em tempo real. Ou seja, as métricas monitoradas são o espelho do que está acontecendo no desenvolvimento do seu negócio.

Cada um desses sistemas pode ser utilizado de maneira separada, mas o verdadeiro segredo da sua eficiência está na integração: conjugar os dados gerados e analisados por ERP, CRM e BSC são um diferencial enorme que pode ser feito com o apoio da equipe de TI em conjunto com toda a gerência de uma organização.

Proatividade

Antes de fecharmos esse arquivo, vamos voltar a um ponto básico quando a importância do Setor de TI é posto a prova: afinal, os profissionais das áreas só são utilizados para apagar incêndios ou estão lá para garantir que incêndios nunca aconteçam?

A resposta à sua pergunta pode colocar o seu gerenciamento de TI em dois polos, o TI Reativo ou o Proativo. O primeiro é aquele no qual a infraestrutura de TI é monitorada dia a dia, mas a equipe só é acionada quando problemas reais acontecem e demandam uma solução imediata. Ou seja, o computador travou, o telefone da TI chama.

Já o gerenciamento Proativo é marcado pela capacidade de detectar vulnerabilidades e riscos antes que elas se tornem um problema real. Esse tipo de serviço também é baseado em um grande esforço de monitoria, mas é muito mais minucioso e abrangente, fornecendo dados suficientes para que os técnicos consigam antecipar soluções e criar melhores condições de trabalho para colegas de maneira constante.

Para que a importância do setor de TI não seja questionada, é importante que sua gestão seja essencialmente proativa: prever problemas é mais barato e rápido do que consertar problemas, ao mesmo tempo que não impacta o fluxo de trabalho normal da organização como reparos de emergência.

Mas, também, não podemos fingir que problemas inesperados não aconteçam: portanto, é preciso manter a equipe de TI com alto poder reativo, sendo capaz de solucionar erros com o menor tempo de resposta possível, gerando menos custos e colocando a cadeia produtiva da empresa novamente nos trilhos com o menor desperdício de dinheiro.

Conclusão

A importância do setor de TI pode ser provada de diferentes formas: seja por meio de argumentos baseados na realidade do mercado junto às suas lideranças, colegas de trabalho e clientes, seja por meio da apresentação de dados concretos de ganhos financeiros e produtivos oriundos da correta utilização da arquitetura de informação.

Mas, sobretudo, é preciso que a TI se mostre impactante nas organizações no dia a dia. Para isso, é preciso cultivar a relação saudável de ganhos mútuos para o próprio setor e para as demais áreas da empresa, mostrando no cotidiano que os profissionais da área contribuem para o desenvolvimento de toda a organização de forma constante.

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