Como reduzir custos de TI com a nuvem? Aprenda aqui!

Introdução

A tecnologia é considerada uma das principais formas de tornar negócios mais eficientes e produtivos. Ferramentas de TI, por exemplo, podem ser aplicadas em várias áreas, causando um grande impacto na prestação de serviços e na criação de produtos inovadores. Em um cenário de crise econômica, o investimento em TI também pode auxiliar empreendimentos a tornar os seus processos internos mais econômicos e competitivos.

Investir em TI tornou-se uma estratégia de sucesso para várias empresas. Incorporando as ferramentas certas, como plataformas de cloud computing e sistemas de gestão, uma companhia passa a ter uma cadeia operacional com mais integração e fluidez. Dessa forma, profissionais podem trabalhar em prazos reduzidos sem perda de qualidade ou alto número de erros.

Quer saber mais sobre o tema? Então veja como reduzir custos com a tecnologia e de qual forma ela pode te ajudar a tornar o seu empreendimento mais competitivo!

Entenda como reduzir os custos em TI com 4 dicas

A redução de custos em TI é uma preocupação constante de quem possui uma infraestrutura sólida e bem planejada. A troca de equipamentos ou o licenciamento de novos softwares pode ter um custo muito alto caso sejam mal planejados.

Diante disso, é crucial que gestores saibam avaliar corretamente quais são as melhores formas de investir na área sem comprometer o orçamento do empreendimento. Entre as principais medidas que podem ser adotadas para reduzir os custos com TI, podemos destacar:

1. Implementar o BYOD

Sigla para Bring Your Own Device (algo que em português pode ser traduzido como “Traga o Seu Próprio Dispositivo”), o termo BYOD é normalmente utilizado para definir políticas operacionais em que os funcionários de uma empresa passam a trabalhar com equipamentos próprios no ambiente corporativo.

Essa medida simples possui um grande impacto na forma como os negócios gerenciam as suas políticas de segurança, nos índices de qualidade operacional e no planejamento de médio e longo prazo. Portanto, a sua implementação deve ser bem planejada, impedindo que o BYOD cause problemas para a empresa.

Um dos principais pontos de atenção deve ser a segurança interna. Deve-se traçar regras de acesso mais rígidas, junto com a definição de normas de segurança que incluam a atualização constante de sistemas, o uso de ferramentas de segurança e a criptografia.

Outra forma de tornar o uso do BYOD seguro e confiável é o investimento em cloud computing. A virtualização de sistemas na nuvem permite o acesso a ferramentas de TI com mais segurança, uma vez que elas não serão afetadas por dispositivos com segurança comprometida. Assim, funcionários podem se beneficiar de utilizar máquinas que tendem a ser mais eficazes do que as fornecidas pela empresa sem correr o risco de perder dados ou de serem vítimas de ataques virtuais.

2. Outsourcing

O outsourcing em TI está se destacando como uma das melhores formas de simplificar processos e aumentar a flexibilidade operacional dos empreendimentos. Nesse modelo de negócios, empresas podem direcionar para terceiros a gestão de atividades relacionadas ao dia a dia do setor ou mesmo a compra e troca de dispositivos. Assim, custos são eliminados, tornando a gestão do orçamento mais precisa e direta.

3. Computação na nuvem

A computação na nuvem proporcionou a criação de diversas ferramentas de TI mais econômicas, poderosas e escaláveis. Serviços como o Microsoft Office 365 podem ser contratados por empreendimentos de pequeno e médio porte facilmente, dando mais competitividade para empresas com orçamento reduzido.

Além disso, os modelos de negócio mais flexíveis dão mais margem de manobra para os gestores empresariais, que tornam-se capazes de planejar com mais facilidade o futuro da empresa.

4. Avaliar o ROI

O sucesso de qualquer investimento de TI depende do alinhamento que o mesmo possui com as necessidades do negócio. Para que o gestor consiga identificar se um produto pode solucionar problemas internos e, a longo prazo, eliminar custos, ele pode utilizar uma série de mecanismos.

Além de rastrear os pontos que necessitam de melhorias, também é possível utilizar o ROI, um dos melhores indicadores para verificar com precisão os retornos que um investimento pode ter. O cálculo do ROI (Return Over Investment, ou “Retorno Sobre Investimento”, em português), deve levar em consideração fatores como o custo do item a ser adquirido, os ganhos de produtividade, melhora dos índices de venda e redução de custos.

Além disso, o ROI deve incluir o tempo necessário para que as melhorias causadas superem o valor investido em um novo produto. Dessa forma, o gestor de TI pode compreender com mais facilidade como uma nova ferramenta irá impactar o seu negócio.

Simplifique a gestão de chave para reduzir custos

Simplificar processos de gestão pode afetar profundamente a maneira como empreendimentos mantém o setor de TI. Essa estratégia não só elimina gargalos como torna as rotinas mais simples e dinâmicas. A longo prazo, a otimização dos fluxos de trabalho irá afetar diretamente nos custos operacionais de todo o negócio.

Entre as medidas que podem ser tomadas para atingir esse objetivo estão:

Uso de software de gestão integrada na nuvem

Também chamado de ERP, o software de gestão integrada auxilia empreendimentos a ter uma cadeia operacional mas colaborativa, simples e eficaz. Quando executada na nuvem, essa ferramenta torna-se um hub de dados, centralizando o acesso a registros de vendas, processos logísticos, rotinas internas e históricos de atividades de vários setores.

Com isso, profissionais ganham um ambiente de trabalho mais ágil, com informações precisas e obtidas em tempo real. O software de gestão integrada também afeta os processos de tomada de decisão.

Com dados mais precisos disponíveis a qualquer momento, analistas podem avaliar com maior precisão o impacto que medidas terão a médio e longo prazo para o empreendimento. Assim, as estratégias de mercado passam a ter um impacto maior nas receitas da empresa.

Buscar novas metodologias de trabalho

As metodologias e políticas operacionais utilizadas no ambiente de trabalho possuem um grande impacto na forma como processos e atividades são gerenciadas. Justamente por isso, gestores devem estar atentos à necessidade de adotar maneiras eficientes de distribuir tarefas, administrar projetos e outras atividades de cada setor.

Assim, será possível manter uma alta aderência às métricas e aos prazos definidos para cada área interna. Uma das estratégias que podem ser utilizadas é o DevOps. Essa política de trabalho busca integrar profissionais de várias áreas em projetos de TI, reduzindo custos, otimizando rotinas e aumentando a agilidade de processos corporativos.

Baseado nas metodologias de desenvolvimento ágil, o DevOps ganhou popularidade nos últimos anos especialmente em empresas de software. No entanto, graças à sua versatilidade, ele pode ser levado para vários ambientes de trabalho.

Para que isso ocorra com sucesso, é importante que a empresa tenha ferramentas alinhadas com a necessidade de cada setor. Além disso, a adaptação pode ser iniciada em projetos de menor porte, o que irá reduzir o impacto de eventuais erros e tornar a realização de feedbacks mais simples. Nesse cenário, a nuvem possui um papel de destaque: ela viabilizará soluções mais eficazes e tornar a integração entre setores mais simples. 

Investimento em virtualização

O uso de máquinas virtuais no ambiente corporativo é uma estratégia antiga, mas que ganhou força nos últimos anos com o aumento do número de softwares legados e a popularização da computação na nuvem.

Tal tecnologia pode simplificar processos, aumentar a performance de sistemas e a confiabilidade do ambiente de TI. Com o apoio da computação na nuvem, o uso de máquinas virtuais amplia a capacidade da empresa de planejar investimentos e novas rotinas.

As máquinas virtuais também podem ser implementadas em ambientes de desenvolvimento. Definindo ambientes computacionais de acordo com a realidade do usuário, é possível rastrear bugs com mais precisão. Assim, o negócio passa a ter mais capacidade de criar produtos robustos.

Otimize a produtividade da sua equipe

Ampliar a produtividade de uma empresa é uma preocupação constante de qualquer gestor. Para que isso ocorra da melhor forma possível, a tecnologia pode ser implementada de várias formas. Utilizando metodologias e ferramentas adequadas, o empreendimento terá times trabalhando com mais agilidade, qualidade e performance.

Uma delas, já citada anteriormente, é o DevOps. Ele pode ser utilizado junto com outras ferramentas, como o Skype for Business, que tornam a comunicação entre times mais simples e direta. Assim, o tempo direcionado para a execução de atividades críticas será maior.

Plataformas de cloud computing também possuem um grande impacto na produtividade do empreendimento. Serviços na nuvem, além de serem mais econômicos, dão mais versatilidade para políticas operacionais e reduzem o número de erros operacionais.

O uso de scripts e soluções que automatizam processos  faz com que gestores de TI tenham um direcionamento mais eficaz de tarefas. Com mais tempo sendo gasto em projetos internos e rotinas críticas, funcionários conseguem ser mais produtivos. Além disso, a execução de tarefas em sistemas digitais tende a ter um número de erros reduzido, eliminando gargalos operacionais.

Essa estratégia pode ser aplicada a várias atividades. A verificação de identidade nas rotinas de redefinição de senhas pode ser feita por sistemas automatizados. O mesmo vale a criação de backups de sistemas, que pode ter o processo de criação de snapshots ativado automaticamente.

O monitoramento de recursos em tempo real pode ser feito com o auxílio de regras que definem alertas de sobrecarga ou indisponibilidade. Com isso, técnicos e analistas conseguem direcionar melhor as suas atividades, não sendo necessário avaliar o estado da infraestrutura manualmente a todo momento.

Por fim, devemos destacar a importância que a distribuição de tarefas tem para os processos e projetos de TI. Gestores devem ser capazes de avaliar dinamicamente a melhor forma de designar rotinas e tarefas para cada profissional. Assim, cada pessoa será capaz de trabalhar com os sistemas que possui mais afinidade.

Conheça o poder da computação em nuvem para a sua empresa

A computação na nuvem é apontada por vários especialistas como uma das tecnologias que terão o maior impacto no ambiente corporativo nos próximos anos. Os serviços baseados na nuvem estão redefinindo estratégias e, ao mesmo tempo, auxiliando vários empreendimentos a ter rotinas mais eficazes e com baixo custo operacional.

Além disso, a computação na nuvem trouxe mais mobilidade para vários setores, aumentando o nível de competitividade de empreendimentos. Empresas podem implementar soluções de cloud em vários ambientes e rotinas operacionais.

Juntas, tais ferramentas se integram ao ambiente de trabalho e, assim, permitem o desenvolvimento de uma rotina mais ágil, móvel e escalável. Mas, para que a companhia possa aproveitar ao máximo essa tecnologia, é preciso conhecer a fundo a maneira como o cloud computing funciona e quais são as principais maneiras de investir na área.

Serviços de cloud computing se diferem em três tipos de modelo de gestão. São eles:

Computação na nuvem em ambientes públicos

Esse tipo de modelo de gestão é utilizado na maioria das soluções de computação na nuvem. Também chamado de public cloud, neste modelo os recursos de um servidor são compartilhados entre vários usuários.

Assim, os gastos com troca de equipamentos, manutenção e melhoria de serviços são rateados entre todos os clientes, o que reduz o valor de assinaturas e contratos de uso.

Computação na nuvem em ambientes privados

Voltados para empresas que necessitam de um alto controle do ambiente de TI ou de soluções com maior grau de personalização, o private cloud tende a possuir um custo de contratação e manutenção mais elevado.

Isso se deve à maneira como a infraestrutura é gerenciada. Como ela é voltada para um único usuário, grande parte dos gastos com troca de equipamentos e serviços é repassado ao usuário.

Computação na nuvem em ambientes híbridos

A computação na nuvem em ambientes híbridos mescla as principais características do cloud computing público e privado. Dessa maneira, gestores de TI conseguem criar ambientes de trabalho mais versáteis e capazes de executar uma quantidade mais ampla de serviços.

Além disso, é possível definir estratégias mais ousadas, que mesclam as características de ambos ambientes e tornam as atividades do negócio mais eficazes. Nos últimos anos, todas essas tecnologias evoluíram para que serviços de cloud computing fossem seguros e com alta escalabilidade.

Nesse sentido, ambientes privados e híbridos compartilham de fatores-chave, como a capacidade de modificar a quantidade de recursos e manter dados isolados com facilidade. Assim, o modelo de gestão a ser definido irá variar conforme as soluções que a empresa pretende utilizar no ambiente de nuvem e os seus objetivos a médio e longo prazo.

Outro ponto importante do cloud computing é o tipo de plataforma que será contratada. Ela pode ser de três tipos: SaaS, PaaS e IaaS. Suas principais características são:

SaaS (Software as a Service, ou Software Como Serviço)

O SaaS é o modelo adotado para a venda de softwares que podem ser executados em ambientes da nuvem, como o Microsoft Office 365. Ele foi responsável pela popularização de vários sistemas, uma vez que os custos de contratação de tais serviços é mais preciso do que modelos de licenciamento de software tradicionais.

Além do custo de uso mais preciso (proporcionado por modelos de negócios baseados em assinaturas), o SaaS se destaca pela alta performance e confiabilidade. Com apenas uma conexão de rede, é possível executar sistemas com alta eficiência e que são atualizados constantemente. Assim, a empresa sempre terá em seu local de trabalho ferramentas robustas.

PaaS (Plataforma como Serviço, ou Platform as a Service)

O PaaS é utilizado por empresas que disponibilizam ambientes computacionais completos para uso na nuvem. Neste caso, o usuário contrata um ambiente de TI personalizado, que pode ter sistemas e poder de processamento de acordo com as suas necessidades.

Diante disso, o Platform as a Service é voltado para empreendimentos que buscam uma infraestrutura para execução de serviços personalizados ou aplicações legadas.

IaaS (Infraestrutura como Serviço, ou Infrastructure as a Service)

A IaaS é utilizada por negócios que buscam um alto controle sobre toda a infraestrutura em que uma aplicação de cloud computing é utilizada. Esse tipo de plataforma é voltada, principalmente, para empreendimentos que trabalham com desenvolvimento de software ou outras atividades que demandam ambientes com alto nível de personalização e controle.

Assim, é possível definir métricas de uso, rotinas de manutenção e adaptar ambientes mais profundamente. Com a computação na nuvem, várias rotinas de um empreendimento podem ganhar mais robustez e escalabilidade.

Processos de desenvolvimento de software, uso de ferramentas corporativas e processamento de dados passam a exigir menos recursos do empreendimento. Como consequência, os investimentos podem ser direcionados para projetos inovadores e que auxiliem na criação de produtos e serviços mais eficazes e competitivos.

Entenda tudo sobre o Microsoft Office 365

O Microsoft Office 365 é uma das melhores formas de contratar a suíte de aplicativos de escritório da MS e, ao mesmo tempo, manter os custos de licenciamento de software reduzidos.

Funcionando por meio de um sistema de assinaturas, o Office 365 dá acesso a recursos do Skype, da plataforma de cloud storage OneDrive e suporte a apps mobile.  Graças ao suporte a apps para smartphones e tablets, profissionais podem executar as suas atividades regularmente em qualquer ambiente com uma conexão com a internet.

Atualmente, o Office 365 é compatível com dispositivos que executam o Windows 7 (ou superior), Android KitKat 4.4 (e versões superiores executadas am tablets e telefones com suporte a tecnologia ARM ou Intel x86), iPads e iPhones com iOS 8.0 ou superior e telefones e tablets com o Windows 10.

Para empresas que precisam utilizar sempre a versão mais recente de um produto, o Office 365 dá acesso à última versão de aplicativos como o Word, Excel, PowerPoint, Access, OneNote, Outlook e Publisher.

À exceção do Publisher e do Access, todos eles podem ser executados tanto em navegadores como tablets ou smartphones. Nas suas versões mobile, o Office 365 possui apps poderosos, que dão suporte à leitura de arquivos com um amplo leque de funções.

O modelo de negócios baseado no SaaS dá mais versatilidade para que as empresas planejem seus investimentos e estratégias de médio e longo prazo. Pagando apenas pela quantidade de recursos utilizados, gestores conseguem reduzir drasticamente os custos de licenciamento de software.

Como consequência, sobram mais verbas para o negócio em projetos críticos e para preparar-se para mudanças no mercado. A redução de custos proporcionada pelo Microsoft Office 365 também ocorre com a integração entre profissionais de vários setores.

Todas as ferramentas da suíte de aplicativos facilitam a criação de um ambiente de trabalho mais integrado. Várias pessoas podem editar documentos online ao mesmo tempo, discutindo mudanças e buscando soluções em tempo real.

Com o Skype for Business, por exemplo, reuniões e videoconferências tornam-se mais simples e diretas. Basta uma conexão com a web para que profissionais possam se comunicar, seja no telefone, desktop ou tablet. Assim, o tempo necessário para a resolução de conflitos é reduzido drasticamente.

Conclusão

A tecnologia está integrada a várias atividades do dia a dia de uma empresa. Serviços de TI podem ser utilizados para envio de mensagens, troca de dados entre parceiros comerciais e a criação de rotinas mais eficientes. Além disso, muitas plataformas podem ser adotadas para reduzir custos e tornar fluxos de trabalho mais econômicos.

O impacto de um investimento em TI de alto retorno nas receitas de uma empresa é profundo. Com uma plataforma de cloud computing, por exemplo, profissionais ganham mais mobilidade e passam a ter uma rotina mais integrada. Além disso, sistemas passam a ter um custo de licenciamento reduzido e maior escalabilidade.

O mesmo pode ser dito em relação às rotinas que são aplicadas na gestão de projetos e atividades internas. Uma boa distribuição de tarefas é crucial para que técnicos e analistas consigam se engajar na busca pelos objetivos de médio e longo prazo do empreendimento. Junto com feedbacks, essa é uma estratégia simples para locais que buscam fluxos de trabalho mais eficazes e com menos gargalos operacionais.

Em qualquer empresa, a tecnologia deve ser vista como um ativo estratégico, que viabiliza novas formas de prestar serviços e torna processos mais eficazes. O investimento em TI é a chave para uma empresa que gera mais receitas e torna-se continuamente mais competitiva.

Em função disso, gestores de TI devem estar atentos para métodos e soluções que possam ser aplicados no seu ambiente de trabalho, avaliando sua capacidade de otimizar as suas metodologias de gestão e o retorno que elas podem proporcionar.

E você, conhece outras abordagens para reduzir custos com a tecnologia? Compartilhe sua experiência com a gente!