4 passos para transformar sua contabilidade em uma empresa sem papel

Os modelos tradicionais de negócio baseados em documentação física estão próximos de seu fim. As empresas sem papel vieram para ficar

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Em uma empresa sem papel, contratos são assinados em minutos, não há necessidade de reconhecer firmas, arquivos são localizados rapidamente e os custos administrativos com papel, toner, tinta, pastas e caixas-arquivo simplesmente deixam de existir. Esse é o cenário de uma organização imersa na era dos negócios digitais e de inúmeros países modernos como Suíça, Noruega, Dinamarca, que já operam nesse sistema.

Mas sabemos que essa não é ainda a realidade no Brasil. São produzidos milhões de toneladas de papel por ano em nosso país e a maioria dos processos se tramita assim. Com isso, documentos são extraviados constantemente, o que acaba constantemente gerando multas e dores de cabeça para as pessoas.

Porém, não é impossível modernizar e digitalizar de fato uma empresa cheia de papel. A transição para uma empresa paperless passa também por um processo de Transformação Digital, principalmente pela mudança na concepção e na utilização das tecnologias que possibilitam toda esta adoção.

Você, em seu escritório de contabilidade, pode começar a pensar em parar de usar papel e digitalizar toda a papelada existente. E o melhor: com a ajuda e dentro de uma plataforma segura, própria para isso, integrada para todos os processos, leis e protocolos exigidos.

Sim, isso não é algo que você pode fazer em um dia. Transformar sua empresa em paperless precisa de planejamento, dedicação e adesão da equipe. E existem muitos outros benefícios para quem adota esse sistema sustentável e digital. Confira:

ANTES DE MAIS NADA

Você, gestor, pode passar por 3 problemas: a resistência de funcionários, ter um grande volume de dados a digitalizar e ainda pensar que o custo de tudo isso seria muito alto.

Quanto aos valores, já deixamos claro aqui: digitalizar a empresa significa também economizar, além de aumentar a confiança dos clientes. Nada de gastar mais mensalmente com material de escritório, papéis e cartucho para impressora, como já falamos acima. Uma empresa de contabilidade sem papel reduz significativamente seus gastos financeiros e com a plataforma certa, traz com ela inúmeros benefícios.

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4 passos para transformar um escritório de contabilidade sem papel

Aqui estão algumas ideias de como começar a transitar sua empresa de contabilidade para o mundo paperless:

1. CONVERSE COM OS COLABORADORES

Converse com os colaboradores, funcionários e explique todos os benefícios da mudança. Se for preciso, faça treinamento com a equipe. É fato que a maioria das pessoas não quer mudar o jeito que trabalha. Mas com cronograma, adaptação, tempo e esforços envolvidos, todos sairão ganhando. No fim, quando os documentos forem digitalizados e arquivados, o dia a dia será muito mais fácil para todos..

2. DEFINA UMA DATA

Defina uma data para iniciar e finalizar o processo. Assim, todos começam a se organizar e ficam atentos ao prazo. Isso ajudará a manter o foco no objetivo. Em tempos de acirradas concorrências, a desburocratização de processos torna-se um diferencial. Nesse sentido, ainda bem que hoje as empresas podem contar com essa solução.

3 . DIGITALIZE O QUE VOCÊ PRECISA

Essa com certeza é a etapa que requer maior esforço por parte das empresas. Quais documentos deverão passar pelo processo de digitalização? Devo migrar toda a papelada? E se meu escritório tiver anos e anos de papéis acumulados?

Em vez de se desesperar, você pode começar com o que precisa e preencher as lacunas à medida que avança. Digitalize todos os papéis dos últimos 3 anos, por exemplo, e avance ao longo do tempo. Analise também quais são as reais necessidades da empresa, levando sempre em consideração a visão, missão, valores e também a política empresarial.

4. UTILIZE UM SISTEMA ADEQUADO

Nada como ter hoje em dia uma solução especializada no assunto, intuitiva e eficiente. Uma ótima solução é a Bizdocs, uma plataforma integrada (dentro de todas as leis) para que os documentos e processos de contabilidade da sua empresa fiquem em segurança. Com o serviço, você tem o controle, acesso ilimitado aos documentos, a partir de qualquer lugar, em qualquer dispositivo com acesso a internet.

Assim que a equipe ou você digitalizar os papéis ou fazer o upload diretamente através do seu e-mail ou do seu smartphone, toda a informação do seu negócio é centralizada e atualizada num sistema único de arquivo digital. O Bizdocs também pode compartilhar documentos em tempo real entre empresas e escritórios de contabilidade e somente pessoas que tem acesso conseguem visualizar as informações da empresa.

Outra coisa são as camadas que protegem os arquivos digitais e a criptografia. Isso sem contar que ao ter tudo digitalizado, você aumenta a produtividade, melhora a performance, e em caso de roubo ou incêndio a informação da empresa não se perde.

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Por fim, o processo de implementar um escritório de contabilidade sem papel será muito mais simples e eficiente se você utilizar um sistema adequado para o armazenamento e gerenciamento dos documentos em formato eletrônico. Conte com a Maximiza para te ajudar com soluções como essaentre em contato conosco hoje mesmo!


Carol Moré