Microsoft Teams: 10 funcionalidades que você (provavelmente) não sabia sobre a plataforma

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Desde seu lançamento em 2016, o Microsoft Teams cresce cada vez mais e apresenta novas funcionalidades. Pessoas e empresas buscam simplificar o trabalho em equipe, ao compartilhar, colaborar e comunicar em uma única plataforma, principalmente de suas casas.

A solução que é um hub para trabalho em equipe do Microsoft 365 traz ferramentas em que é possível conversar, fazer reuniões, ligar e colaborar em um único local, não importa onde você esteja. Na parte de educação, por exemplo, tem feito sucesso, já que facilita criar salas de aula online, reunir arquivos e comunicados e utilizar outros valiosos recursos, como OneNote e Forms. 

O Teams se tornou uma das plataformas mais utilizadas em todo o mundo, já que o software é integrado perfeitamente ao Microsoft 365 e apresenta recursos de reuniões, anotações, bate-papos e muito mais. Também é possível utilizar extensões da Microsoft e de terceiros, como integrações com Skype, SharePoint e Exchange.

Além disso, foi projetado para fornecer de uma maneira fácil recursos para grupos de pessoas se comunicarem e colaborarem. E existem alguns benefícios e funcionalidades que nem todas as pessoas conhecem. Vamos a eles?

1 – CENÁRIOS VIRTUAIS

Microsoft Teams ganhou recentemente novas funções voltadas para reuniões online. Uma delas é a possibilidade de escolher cenários virtuais para exibir em videochamadas, algo que pode ser útil para quem não tem escritório em casa, mas está fazendo home office neste período. Outras novidades envolvem ferramentas para interagir melhor em ligações com muitas pessoas, além de legenda automática e silenciamento de sons do ambiente. É possível escolher modelos pré-prontos de escritório, praia, entre outros, ou fazer o upload de uma imagem personalizada.

2 – BOTS

A plataforma oferece vários bots, são cerca de 24 robôs com funcionalidades distintas para ajudar a aumentar a produtividade da equipe. Existem bots disponíveis para responder às perguntas mais básicas sobre o Teams, bots para fazer pesquisas e consultar os colegas, bots para criar e enviar relatórios periódicos, entre outros.

3 – MARQUE UMA PESSOA PARA CHAMAR ATENÇÃO @

Uma das funções úteis do Teams é ele permite mencionar uma pessoa para que a sua mensagem chame mais atenção dela especificamente. Para isso, basta ir a uma conversa privada ou no canal e digitar o nome ou e-mail da pessoa com um @ antes, da mesma maneira que faria no Facebook, Instagram, Twitter ou LinkedIn. Quando essa ação for realizada, a pessoa marcada vai receber uma notificação no feed de atividades referente àquela conversa.

4 – ATALHOS NO TECLADO

Uma função útil são os atalhos no teclado. Para conhecer todos eles, basta pressionar as teclas “alt” e “/”. Uma lista será exibida com todas as possibilidades. Entre elas estão o “alt” + “n” para criar um novo chat, e o “alt” + “h” para abrir a guia de Ajuda.

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5 – APROVEITE OS RECURSOS PARA REUNIÕES

As reuniões presenciais são ótimas, mas sempre existem os colaboradores que não conseguem participar ou precisam rever o conteúdo depois de um tempo. Por isso, você pode usar os recursos extras do bate-papo, como compartilhar lembretes ou documentos com seu público antes da reunião ou gravar a reunião, se isso for permitido em sua organização. Se você possui uma das novas câmeras de captura de conteúdo do Teams Room System (“quadro branco mágico”), também pode usá-lo para trazer seu quadro físico para a tela.

6 – DESTAQUE EQUIPES FAVORITAS

Sabe aqueles canais que você mais usa? Eles podem aparecer com destaque, no topo da lista Favoritos para facilitar o acesso. Nesse caso, você vai precisar seguir um passo a passo. Vá até a lista de Equipes e encontre aquela equipe que você quer destacar. Em seguida, selecione o ícone representado por três pontinhos, que fica à direita do nome do canal ou equipe. Então, escolha a opção Favorito.

7 – LEVANTE A MÃO

Tem uma pergunta ou comentário, mas não quer interromper quem está falando? Deixe as pessoas saberem que você tem algo a dizer com recurso Levante a Mão. Quando estiver em uma reunião, selecione o Levante a mão em sua barra de controle. Isso fará surgir um ícone de mão dourada no seu feed do vídeo para deixar que o restante dos participantes saibam que você gostaria de falar.

8 – CONVERSAS PRIVADAS DENTRO DE VIDEOCONFERÊNCIAS

O Microsoft Teams permite que conversas privadas sejam criadas dentro da reunião envolvendo toda a equipe. Ou seja, é possível manter uma comunicação mais assertiva sem a necessidade de utilizar outro espaço ou plataforma para isso. Tudo é feito em um único lugar, com agilidade e eficiência.  

9 – SEGURANÇA SUPER APRIMORADA

Com o Microsoft Teams, seus dados são criptografados sempre. O hub está dentro dos padrões de conformidade, incluindo ISO 27001, a LGPD e até a GDPR, as leis de privacidade da Europa. A plataforma também faz parte da rede global de datacenters da Microsoft, que possui um modelo operacional transparente, assegurando que seus dados estarão protegidos com as medidas de segurança mais avançadas do mundo.

10 – PERSONALIZÁVEL E INTEGRATIVA

A plataforma traz opções de extensibilidade e APIs abertas com mais de 150 empresas podendo fornecer atualizações e notificações de serviços de terceiros, como Zendesk, Asana, Hootsuite, GitHub e Twitter. Já com suporte adicional ao Bot Framework da Microsoft, sua organização poderá criar e personalizar os aplicativos e outros serviços inteligentes para integrar-se ao Microsoft Teams. Você poderá ainda adicionar uma série de outras ferramentas, no intuito de otimizar o dia a dia do seu time.

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Carol Moré