Home Office: 7 hacks de produtividade para ajudar você a trabalhar remotamente

Muitas empresas e profissionais já utilizam o Home Office como alternativa em seu dia a dia. Mas o Brasil agora está vivendo uma realidade diferente por conta dos casos de Coronavírus (Covid-19). Nesse contexto, uma das medidas adotadas para evitar a transmissão é realmente trabalhar de casa, alternativa implantada pelas companhias aos seus funcionários.

Algumas orientações são importantes para organizar a funcionalidade e produtividade. Inclusive, sem as soluções remotas que temos hoje, como a suíte Microsoft 365, nada seria possível. O principal cuidado com o trabalho remoto é a comunicação, que não flui naturalmente do mesmo jeito que a presencial. Por isso, preparamos algumas dicas sobre como arrumar o ambiente propício para as atividades profissionais e algumas funcionalidades que evitam a paralisação do trabalho, sem colocar em risco a saúde das pessoas. Confira:

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Trabalho remoto: Hacks de produtividade

1) TENHA UMA ROTINA

Para que o trabalho em casa seja bem sucedido, não basta simplesmente arrumar uma mesa, uma cadeira e ligar o computador. É importante você fazer a sua rotina matinal, como faria normalmente se você estivesse indo para o escritório, pois isso indica ao seu cérebro que é hora de trabalhar – não relaxar. Isso ajuda a nossa capacidade de trabalhar de forma mais eficaz. Se vista, não fique de pijamas o dia todo, crie um espaço de trabalho dedicado – como uma uma sala separada onde você pode fechar a porta, ou que seja, uma cadeira específica na sua sala de jantar e tenha prazos.

2) FAÇA REUNIÕES REMOTAS

Como as reuniões não devem ser presenciais neste momento, abuse da tecnologia, que facilita a comunicação entre as equipes e clientes – vale usar todo o poder do Microsoft Teams, conversar por vídeo e estar online o tempo todo. As ferramentas digitais estão disponíveis justamente para ser um canal remoto entre as pessoas. O Teams por exemplo, reúne pessoas, conversas e conteúdo – com as ferramentas que as equipes precisam – e para que possam colaborar facilmente para realizar mais. E o melhor: é gratuito. Trabalhe em equipe usando chat, compartilhando arquivos e fazendo chamadas com vídeo.

3) CRIE LISTAS

Há uma grande diferença em trabalhar em casa aleatoriamente por algumas semanas ou sempre. Quem não tem o costume, pode ficar um pouco perdido em casa. Sugerimos então criar uma lista do que você entregará até o final do dia. Pode ser no papel, em algum aplicativo, utilizar o Microsoft To Do,um aplicativo de listas bem legal, que faz parte do Office. Se for útil, escreva-as na noite anterior para poder mergulhar direto no trabalho de manhã. Cada um tem a sua maneira, mas você pode delinear a próxima semana toda sexta-feira à tarde e revê-las na segunda-feira de manhã. Examine tudo o que precisa de atenção, agende um horário para completá-las e até defina os lembretes que te mantém focado.

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4) FORMALIZE TUDO

Uma das partes mais difíceis de gerenciar uma equipe ou trabalhar em um projeto cara a cara é documentar e verificar se está tudo correndo nos conformes. Há ainda uma dificuldade maior quando você não pode ir até a mesa de seus colaboradores ou colegas de trabalho para verificar se algo está saindo conforme o combinado, fazer uma pergunta ou atribuir/compartilhar uma tarefa. Para formalizar todos os processos, use o Exchange. O Exchange é útil para colaborar em documentos críticos e fornece a Caixa de Entrada “Destaques” que prioriza as mensagens importantes. Você pode adequar este recurso ao seu estilo de trabalho para ser mais produtivo e ter mais agilidade. Além disso, ele possuiu a função “organize o tempo” com um calendário que faz muito mais do que o agendamento básico de compromissos.

5) USE INTRANET COM SHAREPOINT

A Intranet está no epicentro de muitas organizações, como o local onde os funcionários podem acessar as notícias e informações da empresa, e pesquisar pessoas e conteúdos. Ela traz funcionalidades e módulos opcionais para que qualquer empresa possa ter um portal colaborativo personalizado, de forma rápida, econômica e flexível. Pode ser uma ótima opção pois, abrange o Office 365, a Intranet móvel e traz a produtividade dos sites de equipe do SharePoint, o alcance de transmissão dos sites e portais de publicação e a urgência dos aplicativos empresariais mais importantes, acessíveis da sua área de trabalho ao seu celular, que são alimentados pelo Office Graph para que as informações encontrem você, em vez de você correr atrás delas.

6) QUALIDADE DE VIDA

Não esqueça também de cuidar da sua qualidade de vida: reserve momentos para levantar da mesa, caminhar pela casa, se alimentar saudavelmente e beber água. O ambiente sem interrupções facilita na concentração, então é necessário se atentar ao tempo de parada, que pode acabar negligenciado. Manter a organização é essencial quando se trabalha de casa. Busque ter uma rotina e trabalhar nos horários em que seu rendimento é melhor. Saiba qual é seu pico de produtividade e qual é a melhor dinâmica de trabalho. Algumas pessoas são mais produtivas de manhã e quando interagem com colegas. Outros preferem a tarde, ouvindo música e sem falar com ninguém. A organização física também é necessária para o trabalho fluir.

7) CANAL ABERTO, PACIÊNCIA E EMPATIA

A dica final, além dos hacks de produtividade, é paciência e empatia: qualquer processo de mudança no trabalho exige um tempo para adaptação e terá desafios inesperados. No caso atual, preocupações com a saúde e o cenário incerto prejudicam a todos. Assim, é importante manter um canal aberto para comunicar e sanar dúvidas sobre medidas que passem segurança sobre a evolução dos projetos e também da pandemia, o modelo de trabalho remoto, as expectativas de produtividade e eventuais conflitos.

E não se esqueça: evite aglomerações para diminuir as chances de contágio, cancele viagens desnecessárias, lave as mãos com água e sabão e tenha álcool em gel sempre consigo (com concentração 70%).

APROVEITE TODAS AS FUNCIONALIDADES REMOTAS

O Microsoft 365 é uma solução completa e inteligente que impulsiona o trabalho remoto. Com os recursos de produtividade e segurança do Office 365, Windows 10 e Enterprise Mobility + Security integrados, o Microsoft 365 funciona para capacitar as pessoas a serem mais criativas e trabalharem juntas, tudo com segurança.

Saiba mais sobre as vantagens do Microsoft 365 e como podemos te ajudar! Entre em contato conosco.

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Carol Moré