Contabilidade sem papel, é possível? Conheça os principais benefícios para sua empresa

Será que existe mesmo a possibilidade de manter uma empresa de contabilidade sem papel? E os protocolos? Vou me adaptar? 

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Com as empresas mais conectadas, funcionários em home office e equipes em trabalho remoto, muitos gestores começaram a enxergar que é possível ter mais flexibilidade e conectividade sem que os negócios não parem. Além disso, muitos estão cada vez mais preocupados em cortar custos sem que isso afete a qualidade das operações.

Com tantas oportunidades que a tecnologia nos traz, uma das plataformas que tem se sobressaído no mercado de contabilidade é a Bizdocs. Para quem trabalha com um número alto de papéis, boletos e contas em cima de uma mesa, documentos que com certeza terão que ser digitalizados, essa pode ser a solução ideal para os dias atuais. E todos os órgãos municipais, estaduais e federais, já estão aptos a utilizar o recebimento de documentos eletrônico, mesmo que isso não seja uma obrigatoriedade legal.

Ao invés de termos um enorme investimento em mais tempo e dinheiro para receber, enviar, processar, organizar, manter, localizar e proteger uma montanha de papel e para que todo o trabalho seja feito, investimos em uma plataforma segura, inteligente e integrada para todos os processos de contabilidade sem papel. Mas será que ela está dentro dos protocolos? Eu vou conseguir mexer na plataforma e me acostumar?

Sim, além de ser super simples e intuitivo de mexer, ter um suporte fantástico, a Bizdocs aumenta a produtividade permitindo que o trabalho do contabilista se torne mais dinâmico, organizado e integrado. Além disso, existem muitos outros benefícios para quem adota esse sistema sustentável e digital. Confira:

5 BENEFÍCIOS DA CONTABILIDADE SEM PAPEL

1 – ECONOMIA

Nada de gastar mais mensalmente com material de escritório, papéis e cartucho para impressora. Como já não é preciso guardar papel de NFe, CTe, NFSe, NFCe, ente outros documentos eletrônicos, digitalizar a empresa significa também economizar nisso, além de aumentar a confiança dos clientes, administradores e colaboradores. Mesmo que haja um controle na empresa, não é possível impedir totalmente o gasto frequente de material com a impressão de papéis desnecessários ou com erros, por exemplo — levando à necessidade de imprimir novamente. Além disso, uma empresa de contabilidade sem papel reduz significativamente os gastos financeiros da empresa.

2 – ACESSO EM QUALQUER LUGAR AOS DOCUMENTOS

Se os profissionais conseguem ter tudo em mãos facilmente, a sua empresa ganha em eficiência. Isso é uma questão primordial em tempos atuais. Imagine a gestão de contratos, por exemplo. O próprio software pode enviar notificações sobre pendências e validade de um documento. Essa é uma tecnologia que vem ajudar o contador e a empresa, facilitando seu trabalho e auxiliando na criação de uma rotina e processos mais ágeis e de fácil gerenciamento.

Imagine no meio dessa pandemia ter que levar para casa inúmeros processos ou procurar em meio a pastas e mais pastas de arquivo por um único documento? Com a contabilidade sem papel, todo o faturamento e burocracia do negócio ficam armazenados digitalmente. Ali dentro, é possível organizá-los da maneira que você quiser.

Antes o contador tratava de cada empresa de modo individual, acompanhando e fazendo a gestão de cada processo fiscal da empresa. Nos dias de hoje é possível fazer a gestão de todos os clientes em uma única interface e ter acesso a qualquer documento emitido ou recebido pela empresa, através do CNPJ, por exemplo.

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3 – ORGANIZAÇÃO

Se os documentos forem armazenados no Bizdocs, toda vez que alguém for procurar por algo, ele estará lá. Isso significa que as horas gastas remexendo arquivos ou atrás de informações adequadas estão a alguns cliques de distância.

Manter arquivos físicos também demanda um considerável gasto de espaço. Assim, ao investir na contabilidade sem papel, você poderá otimizar a distribuição de salas e a circulação dos colaboradores quando a empresa voltar ao novo normal. Com isso, você traz mais organização e renova o ambiente de trabalho, o que terá um impacto positivo na motivação e no bem-estar da sua equipe. Consequentemente, eles vão produzir mais e melhor!

4 – SEGURANÇA DOS DADOS E INFORMAÇÕES

Bizdocs é uma plataforma integrada (dentro de todas as leis) para que todos os documentos e processos de contabilidade da sua empresa fiquem em segurança. Com o serviço, você tem o controle, acesso ilimitado e seguro aos documentos, a partir de qualquer lugar, em qualquer dispositivo com acesso a internet. Além da interface ser super intuitiva, toda a informação do seu negócio é centralizada e atualizada num sistema único de arquivo digital. Você digitaliza os papéis ou faz o upload diretamente através do seu e-mail ou do seu smartphone. O Bizdocs também pode compartilhar documentos em tempo real entre empresas e escritórios de contabilidade.

Tudo é rigorosamente controlado por vários níveis de segurança, com pedidos automatizados de consentimento e personalização. Ou seja, a Bizdocs garante a conformidade dos procedimentos da sua empresa – e dos dados que são guardados e arquivados – de acordo com o LGPD. A encriptação é de última geração – todos os documentos enviados e recebidos no sistema estão sempre seguros, eliminando a necessidade de guardar o papel.

Somente pessoas que tem acesso conseguem visualizar as informações da empresa. Outra coisa são as camadas que protegem os arquivos digitais e a criptografia. Isso sem contar que ao ter tudo digitalizado, em caso de roubo ou incêndio a informação da empresa não se perde.

5 – SUSTENTABILIDADE

Em pleno século 21, as empresas precisam estar ciente e fazerem sua parte quanto a sustentabilidade. E isso, sem dúvidas, dentro da contabilidade, significa muito quando falamos em diminuir o uso do papel.

O Bizdocs é uma ótima solução para quem precisa de eficiência, economia e segurança! Quer mais benefícios? Entre em contato conosco e saiba mais sobre o que o Bizdocs pode te oferecer!


Carol Moré